Resposta curta: a ata de registro de preços é o documento em que o órgão público registra o seu preço para comprar de você quando precisar, durante a validade da ata. Ela vale 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1, se o preço continuar vantajoso (Lei 14.133/2021, art. 84). O órgão não é obrigado a comprar tudo o que registrou, mas você é obrigado a entregar nas condições da ata quando ele pedir (art. 83). E outros órgãos podem pegar carona na sua ata e comprar também.
Para o fornecedor, ganhar uma ata não é ganhar um contrato. É ganhar o direito de vender, e o quanto isso vira dinheiro depende de quantos pedidos chegam.
O que é ata de registro de preços?
É o resultado de uma licitação feita pelo sistema de registro de preços. Em vez de comprar uma quantidade fechada, o órgão faz a licitação para compras futuras e registra quem ganhou, qual item, qual preço e quanto pode ser pedido (Lei 14.133/2021, art. 6º, XLV e XLVI).
O órgão usa esse formato quando compra com frequência e não sabe exatamente quanto vai precisar: material de escritório, medicamento, merenda, peça de manutenção, uniforme.
Como funciona a ata para quem ganhou?
- Você vence a licitação e assina a ata com o preço do item.
- O órgão faz pedidos ao longo da validade, conforme a necessidade. Cada pedido vira uma nota de empenho ou um contrato.
- Você entrega no prazo e no preço registrados. Recusar um pedido dentro das condições da ata pode gerar penalidade.
- A ata termina quando vence o prazo ou quando a quantidade registrada acaba.
O ponto que mais surpreende quem ganha a primeira ata: a quantidade registrada não é garantia de venda. A lei diz que o preço registrado obriga o fornecedor, mas não obriga a Administração a contratar (art. 83). Tem ata que roda inteira, tem ata que recebe um pedido só.
Quanto tempo vale uma ata de registro de preços?
1 ano, contado da assinatura, e pode ser prorrogada por igual período se ficar comprovado que o preço ainda é vantajoso (Lei 14.133/2021, art. 84). Os contratos que nascem da ata seguem o prazo próprio deles, que pode passar da validade da ata (art. 84, parágrafo único).
Ata de registro de preços é um contrato?
Não. A ata é um compromisso de fornecer por aquele preço. O contrato (ou o empenho) só nasce quando o órgão faz o pedido. Por isso a ata, sozinha, não gera pagamento: o dinheiro vem de cada pedido entregue.
O que é carona na ata de registro de preços?
É quando outro órgão, que não participou da licitação, compra pela sua ata. A lei chama isso de adesão (art. 86, §2º). Para acontecer, o órgão que quer aderir precisa justificar a vantagem, o órgão dono da ata precisa autorizar e você, fornecedor, precisa aceitar.
Há limites: cada órgão que adere pode comprar até 50% das quantidades de cada item da ata, e o total de adesões não pode passar do dobro do que foi registrado (art. 86, §§4º e 5º).
Na prática, a carona é a forma de uma ata pequena virar muito mais venda. Veja como a carona em ata funciona e por que interessa a quem ganhou.
Dá para aumentar a quantidade da ata?
Não da mesma forma que um contrato. Em regra, a quantidade registrada na ata não recebe acréscimo. O que aumenta a venda é a carona de outros órgãos e, dentro do limite, a prorrogação da validade. Já o contrato que nasce da ata segue as regras de acréscimo dos contratos (art. 125).
Como saber quais atas a minha empresa tem e onde estão?
As atas ficam publicadas no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) e no portal onde foi feita a licitação, como o Compras.gov.br. Busque pelo CNPJ da empresa e confira, em cada ata: o item, o preço, a quantidade que ainda resta e a data de vencimento.
Ata perto de vencer com muita quantidade sobrando é dinheiro parado: dá para oferecer a outros órgãos antes que ela acabe. É isso que o serviço de venda de ata para outros órgãos faz.
Perguntas rápidas
Ata de registro de preços pode ser prorrogada?
Pode, uma vez, por mais 1 ano, desde que fique comprovado que o preço continua vantajoso (Lei 14.133/2021, art. 84). Depois disso, o órgão precisa fazer nova licitação.
O órgão é obrigado a comprar tudo o que está na ata?
Não. O preço registrado obriga o fornecedor a entregar, mas não obriga a Administração a contratar (art. 83). A quantidade registrada é o máximo que pode ser pedido, não uma compra garantida.
Posso recusar uma carona na minha ata?
Pode. A adesão exige a consulta e a aceitação prévia do fornecedor (Lei 14.133/2021, art. 86, §2º, III). Se o preço ainda compensa, a carona costuma ser venda sem nova disputa.
Conteúdo informativo, com base na Lei 14.133/2021 e na Lei Complementar 123/2006. Cada caso depende do edital e do contrato.