Resposta curta: você não precisa ficar com o pregão aberto o dia inteiro. Precisa saber quais pregões ainda estão vivos, olhar o chat deles em horários fixos, com um prazo menor que 2 horas entre uma olhada e outra, e ter alguém responsável por isso. Quem disputa poucos pregões resolve com uma planilha e um alarme no celular. Quem disputa muitos, em mais de um portal, costuma precisar de um serviço que leia o chat e avise na hora.
O motivo do cuidado está no artigo sobre quem foi eliminado por não ver o chat do pregoeiro. Aqui o assunto é a solução: como montar o acompanhamento.
O que acompanhar no chat depois da disputa de lances?
A disputa termina, mas o pregão não. Até a homologação, quatro tipos de mensagem podem mudar o seu resultado:
- Convocação para proposta ajustada: o pregoeiro chama a empresa para mandar a proposta com o valor final e, se o edital pedir, documentos complementares. No Compras.gov.br, o edital tem de dar no mínimo 2 horas, prorrogáveis por igual período (IN SEGES/ME 73/2022, art. 29, § 2º).
- Pedido de documento de habilitação: o que não está no SICAF é pedido pelo sistema, com o mesmo prazo mínimo de 2 horas (art. 39, §§ 1º e 5º).
- Diligência e negociação: o pregoeiro pergunta, pede esclarecimento ou tenta baixar o preço pelo chat. Resposta que demora vira recusa.
- Intenção de recurso: aberta a fase, o prazo para manifestar é de no mínimo 10 minutos (art. 40). Se alguém manifesta contra você, começa a contar o prazo da contrarrazão.
Tudo isso chega pelo campo de mensagens do sistema, "vedada outra forma de comunicação" (art. 20, § 2º). E a norma põe na empresa o ônus de acompanhar as mensagens e de arcar com o negócio perdido por não vê-las (art. 13, IV).
Até quando acompanhar o pregão?
Até a homologação, não até o fim dos lances. Enquanto houver empresa acima de você em análise, você pode ser chamado: se ela cai, o pregoeiro passa para a seguinte na ordem de classificação (art. 39, § 8º). Isso pode acontecer no mesmo dia ou uma semana depois.
Atenção também à sessão suspensa. A retomada precisa de aviso no sistema com pelo menos 24 horas de antecedência (art. 43). Esse aviso também sai no chat.
Como acompanhar as mensagens do pregoeiro na mão?
Funciona bem para quem tem poucos pregões abertos ao mesmo tempo. O que faz a rotina dar certo:
- Uma planilha de pregões vivos. Uma linha por pregão: portal, órgão, número, link, item, sua posição na classificação, situação (em análise, suspenso, recurso, homologado) e a data da última olhada. Pregão só sai da planilha quando é homologado ou quando todos os seus itens foram para outra empresa em definitivo.
- Horários fixos de checagem. Com prazo mínimo de 2 horas, olhar de hora em hora no expediente deixa folga para montar a resposta. Um jeito simples: 8h, 9h, 10h, 11h, 12h, 13h, 14h, 15h, 16h, 17h, com um alarme no celular para cada um.
- Um responsável e um substituto. Com nome. Férias, reunião e visita a cliente acontecem, e o pregoeiro não espera.
- Tudo pronto antes da convocação. Planilha da proposta ajustada que recalcula os unitários, certidões válidas e catálogos numa pasta só. Assim as 2 horas servem para conferir, não para montar. Veja quais certidões são exigidas e quanto tempo vale cada uma.
- Prorrogação pedida antes do fim. Se o prazo não der, peça pelo chat, com justificativa, enquanto ele ainda corre (art. 29, § 3º).
O limite da rotina manual é a conta. Dez pregões vivos, em dois portais, olhados de hora em hora, dão 100 checagens por dia. É aí que a olhada vira "depois eu vejo" e a convocação passa.
Dá para acompanhar o pregão pelo celular?
Dá, e ajuda. Os portais abrem no navegador do celular. O problema não é a tela, é lembrar de abrir. Celular resolve o "onde", mas não resolve o "quando": sem alarme ou aviso, a checagem continua dependendo de memória.
Os avisos por e-mail do próprio portal bastam?
Ajudam, mas não sustentam o prazo sozinhos. Cada portal tem a sua regra sobre o que avisa por e-mail, e ela muda com o tempo, então vale conferir no seu. Os limites que aparecem na prática:
- O e-mail pode chegar depois da mensagem, e o prazo conta da convocação no sistema, não da chegada do e-mail.
- Pode cair no spam ou na caixa de quem não está na empresa naquele dia.
- Confira se todo tipo de mensagem gera e-mail, e não só a convocação. Uma pergunta do pregoeiro na diligência ou o aviso de retomada também pedem resposta.
Use o aviso do portal como reforço, nunca como o único alarme.
O que avaliar num sistema para acompanhar licitação?
Existem serviços e programas que leem o chat dos pregões e mandam alerta. Antes de contratar, faça estas perguntas:
- Quais portais ele lê de forma automática e quais não. A resposta honesta separa um do outro. Veja se os portais onde você mais disputa estão na parte automática.
- Com que frequência ele confere o chat. Com prazo de 2 horas, aviso que chega uma hora depois come metade do seu tempo.
- Se lê o chat público ou pede a sua senha. O chat da sessão é público. Um serviço que só avisa não precisa entrar na sua conta, e senha de portal com terceiro é risco.
- Onde chega o aviso. Notificação no WhatsApp é vista na hora. E-mail é o mesmo problema do portal.
- O que o aviso traz. O ideal é trazer o pregão, o item, o que foi pedido e o prazo dado, para você agir sem precisar abrir o sistema para entender.
- Se avisa intenção de recurso contra você, e não só convocação.
- Se vai até a homologação ou para no fim da disputa.
Não confunda com robô de lance. O robô de lance disputa por você. O monitoramento de chat avisa o que acontece depois, que é onde a convocação se perde.
E o Vigia da sessão, da Eixo?
É uma das opções. A Eixo acompanha o chat de todos os pregões em que a sua empresa está, do fim da disputa até a homologação, e avisa no WhatsApp quando ela é convocada, recebe pedido de documento ou é alvo de intenção de recurso, com o prazo que o pregoeiro deu. No Compras.gov.br e no Portal de Compras Públicas, a leitura é automática, a cada poucos minutos. Nos demais portais, a Eixo acompanha nos horários de sessão. Não entra na sua conta e não pede senha: lê o chat público.
São R$ 197 por mês até 30 pregões no mês e R$ 297 por mês de 31 a 90, sem fidelidade. Se preferir fazer na mão, a planilha e os horários acima já evitam a maior parte das perdas.
Perguntas rápidas
Existe robô para acompanhar pregão e avisar quando o pregoeiro chama?
Existe. Há serviços de monitoramento que leem o chat e mandam alerta de convocação. Confira quais portais são lidos automaticamente, com que frequência, e se o aviso chega no WhatsApp com o prazo.
O Compras.gov.br avisa por e-mail quando sou convocado?
Não conte só com isso. Mesmo quando há e-mail, o prazo conta da mensagem no sistema, e o e-mail pode atrasar ou cair no spam. A obrigação de acompanhar é da empresa (IN 73/2022, art. 13, IV).
De quanto em quanto tempo devo olhar o chat do pregão?
Em intervalo bem menor que o prazo. No Compras.gov.br o mínimo é de 2 horas (IN 73/2022, art. 29, § 2º), então olhar de hora em hora no expediente deixa tempo para responder.
Até quando preciso acompanhar as mensagens do pregoeiro?
Até a homologação. Se a empresa acima de você cair, o pregoeiro chama a seguinte na ordem de classificação, mesmo dias depois dos lances (IN 73/2022, art. 39, § 8º).
Um serviço de monitoramento precisa da minha senha do portal?
Não precisa. O chat da sessão é público, e para avisar basta lê-lo. Desconfie de quem pede senha só para mandar alerta.
Dá para receber notificação do pregão eletrônico no WhatsApp?
Dá, por meio de serviços de monitoramento de chat. É o canal mais rápido, porque a mensagem é vista na hora, ao contrário do e-mail.
Conteúdo informativo, com base na Lei 14.133/2021 e na Lei Complementar 123/2006. Cada caso depende do edital e do contrato.