Resposta curta: na maioria das licitações, a empresa precisa comprovar que está em dia com a União (Receita Federal e Dívida Ativa), o FGTS, a Justiça do Trabalho, o estado e o município, e, quando o edital pedir, apresentar a certidão de falência. A regra está na Lei 14.133/2021 (arts. 68 e 69). Mas o que mais elimina empresa não é não ter a certidão: é tê-la vencida no dia em que ela é conferida.
Quais certidões a lei exige?
A habilitação fiscal, social e trabalhista pede (art. 68):
- Inscrição no CNPJ e, conforme o caso, no cadastro de contribuintes estadual ou municipal;
- Regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal, conforme o edital;
- Regularidade com a seguridade social e o FGTS;
- Regularidade perante a Justiça do Trabalho;
- Declaração de que não emprega menor em situação proibida pela Constituição.
Na parte econômico-financeira, o edital pode pedir a certidão negativa de falência (art. 69).
Onde tirar cada uma e quanto tempo vale?
| Certidão | Onde tirar | Validade |
|---|---|---|
| Federal (Receita Federal e Dívida Ativa da União, inclui débitos previdenciários) | Site da Receita Federal | Em regra, 180 dias |
| FGTS (Certificado de Regularidade do FGTS) | Site da Caixa | 30 dias |
| Trabalhista (CNDT) | Site do Tribunal Superior do Trabalho | 180 dias |
| Estadual | Secretaria da Fazenda do seu estado | Varia por estado |
| Municipal | Prefeitura da sede da empresa | Varia por município |
| Falência | Tribunal de Justiça do seu estado | Definida pelo tribunal ou pelo edital |
A validade vale sempre como está impressa na própria certidão. Confira em cada uma, porque é por ela que o pregoeiro vai olhar.
Por que a certidão do FGTS pega tanta gente?
Porque vale só 30 dias. Quem tira todas as certidões no mesmo dia e esquece de acompanhar descobre, semanas depois, que tem cinco certidões válidas e uma vencida. E uma basta para complicar a habilitação.
E se a certidão sair positiva?
Existem três situações:
- Negativa: não há débito. Está tudo certo;
- Positiva com efeitos de negativa: há débito, mas ele está parcelado, suspenso ou garantido. Vale como regular para a licitação;
- Positiva: há débito em aberto. A empresa não está regular.
Para micro e pequenas empresas, inclusive o MEI, a lei dá um fôlego: a regularidade fiscal e trabalhista só é exigida para assinar o contrato, com 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para regularizar depois de vencer (LC 123/2006, art. 43). Explicamos isso em MEI pode participar de licitação?.
O SICAF substitui as certidões?
Em boa parte. Nas compras do governo federal, o SICAF guarda os seus documentos e o próprio sistema consulta algumas certidões automaticamente, e os órgãos o usam para conferir a habilitação. Mas ele não renova nada sozinho: se uma certidão vence e não é atualizada, o cadastro mostra a pendência. E fora do sistema federal, cada portal tem sua regra.
A regra de ouro
Certidão pode travar. Um débito que você nem sabia que existia, um cadastro desatualizado, um sistema fora do ar: tudo isso pode segurar uma certidão por dias. Descobrir isso na véspera da sessão é tarde demais.
Por isso, certidão não é tarefa de licitação, é rotina da empresa: acompanhe as validades o tempo todo, principalmente a do FGTS, e renove antes de vencer.
Perguntas rápidas
Quanto tempo vale a certidão do FGTS?
O Certificado de Regularidade do FGTS vale 30 dias. É a certidão de validade mais curta da lista e a que mais vence sem a empresa perceber.
Certidão positiva com efeitos de negativa serve na licitação?
Serve. Ela indica que há débito, mas parcelado, suspenso ou garantido, e por isso tem o mesmo efeito da certidão negativa para comprovar a regularidade.
Microempresa com certidão vencida pode participar?
Pode participar e até vencer. A regularidade fiscal e trabalhista da micro e pequena empresa só é exigida para assinar o contrato, com prazo de 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para regularizar.
Conteúdo informativo, com base na Lei 14.133/2021 e na Lei Complementar 123/2006. Cada caso depende do edital e do contrato.