Resposta curta: o cadastro no SICAF é gratuito e feito pela internet. Você entra no Compras.gov.br com a sua conta gov.br no nível prata ou ouro (ou com certificado digital), faz o credenciamento com o CNPJ da empresa e, depois, preenche os outros níveis com os documentos. Só o credenciamento já permite disputar pregão eletrônico e dispensa eletrônica (IN SEGES 3/2018, art. 9º). O que trava quase todo mundo não é o formulário: é a conta gov.br no nível errado, o cadastro da empresa desatualizado na Receita e a certidão que vence sem aviso.
O que é o SICAF e por que ele vem primeiro?
O SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) é o cadastro de fornecedores do governo federal. Ele guarda os seus documentos para que o órgão confira a habilitação por ali, sem você reenviar tudo a cada disputa (IN SEGES 3/2018, art. 4º). O registro vale em todo o país por um ano, e a renovação também (art. 18).
Passo 1: a conta gov.br no nível certo
É aqui que muita gente trava antes de começar. O SICAF pede conta gov.br com selo prata ou ouro, ou certificado digital. Conta bronze, aquela criada só com CPF e senha, não passa.
Para subir de nível, pelo aplicativo gov.br ou em "Selos de Confiabilidade" na sua conta:
- Prata: reconhecimento facial comparado com a foto da CNH, ou validação pelo internet banking de um banco credenciado.
- Ouro: reconhecimento facial com a base da Justiça Eleitoral, leitura do QR Code da nova Carteira de Identidade, ou certificado digital de pessoa física.
Faça isso com o CPF de quem vai responder pelo cadastro, de preferência o sócio ou o titular do MEI. E confira se esse CPF está regular na Receita Federal: CPF irregular impede o cadastro.
Passo 2: o credenciamento no Compras.gov.br
- Entre no Portal de Compras do Governo Federal (gov.br/compras) e clique em Fornecedor.
- Clique em Cadastre-se aqui e entre com a conta gov.br.
- No menu de cima, abra Credenciamento.
- Informe o CNPJ, preencha os campos pedidos e clique em Credenciar, no rodapé da página.
O credenciamento é o nível I. Os dados da empresa vêm direto da Receita Federal, e isso explica um tropeço comum: se o endereço, a atividade ou o quadro de sócios estão desatualizados no CNPJ, o SICAF puxa o dado errado. Corrija primeiro na Receita (ou na Junta Comercial) e só depois volte ao SICAF.
Os 6 níveis do SICAF: o que cada um pede?
O cadastro tem seis níveis (IN SEGES 3/2018, art. 6º). Para uma ME ou uma limitada, em geral:
| Nível | O que é | O que você faz |
|---|---|---|
| I. Credenciamento | Dados da empresa e dos sócios | Informa CNPJ e CPFs; envia RG dos sócios, certidão de casamento ou união estável quando for o caso e a inscrição estadual ou municipal, se houver |
| II. Habilitação jurídica | Quem é a empresa | Envia o contrato social e as alterações (o MEI envia o CCMEI) |
| III. Regularidade fiscal federal e trabalhista | Receita, Dívida Ativa, INSS, FGTS e Justiça do Trabalho | Nada: o sistema busca sozinho, por compartilhamento de dados (art. 11) |
| IV. Regularidade estadual e municipal | Tributos do estado e da prefeitura | Emite as certidões e envia |
| V. Qualificação técnica | Registro no conselho de classe | Envia, quando o seu ramo exige (CREA, CRA, CRM e outros) |
| VI. Qualificação econômico-financeira | Saúde financeira | Envia o balanço patrimonial e a certidão de falência |
Preciso preencher todos? Para disputar, o credenciamento basta. Mas quem para no nível I tem de mandar os documentos toda vez que for chamado na habilitação, e com prazo curto. Preencher os níveis II a VI é o que faz o SICAF trabalhar por você.
O que muda para o MEI?
O MEI segue o mesmo caminho, com duas diferenças que facilitam:
- No nível II, o único documento é o CCMEI (Certificado da Condição de Microempreendedor Individual), que se baixa no Portal do Empreendedor.
- No nível VI, o MEI é dispensado do balanço patrimonial (LC 123/2006, art. 68, e Código Civil, art. 1.179, § 2º).
E a micro e pequena empresa, MEI incluído, tem fôlego na regularidade fiscal: ela só é exigida para assinar o contrato, com prazo para regularizar (LC 123/2006, art. 43). Explicamos em MEI pode participar de licitação?.
Onde o cadastro no SICAF trava (e como resolver)?
- "Não consigo entrar no SICAF": quase sempre é conta bronze. Suba para prata pelo aplicativo gov.br e tente de novo.
- "O sistema não aceita o documento": envie em PDF, legível e dentro do tamanho máximo, que muda de nível para nível. Arquivo grande demais, foto de celular ou documento cortado costumam ser recusados. Cópia simples basta, sem firma reconhecida.
- "Apareceu pendência": o SICAF acusa pendência quando falta campo obrigatório, falta documento ou uma certidão ou o balanço venceu. O cadastro vale um ano, mas cada certidão tem a sua validade própria (art. 18, § 2º). A do FGTS, por exemplo, vale só 30 dias. Veja a lista em quais certidões são exigidas em licitação.
- "Situação: inativo": indica ocorrência impeditiva ou CNPJ irregular na Receita Federal. Resolva a situação na Receita antes de mexer no SICAF.
- "Casado e não sabia que precisava": no nível I, sócio casado ou em união estável informa o CPF e o RG do cônjuge e envia a certidão. Tenha os documentos à mão antes de começar.
- "Quem pode alterar o cadastro?": o sócio que está no quadro de sócios da Receita ou o responsável pelo cadastro no SICAF. Se o responsável saiu da empresa, é um sócio que entra e atualiza.
Se ainda assim travar, a central do Compras.gov.br atende no 0800 978 9001.
O SICAF basta para vender para a prefeitura?
Nem sempre. O SICAF vale para o governo federal e para os órgãos que compram pelo Compras.gov.br. Muitas prefeituras e estados usam portais próprios ou privados, como BLL, Licitanet e Portal de Compras Públicas, e cada um pede um cadastro para a empresa participar das disputas. A lei proíbe exigir cadastro extra só para você ver o edital (Lei 14.133/2021, art. 87, § 2º), mas para dar lance o cadastro no portal é necessário. Para o MEI que presta pequenos serviços, vale conhecer também o Contrata+Brasil.
A dica é olhar onde as prefeituras da sua região publicam as disputas e se cadastrar nesses portais antes de aparecer o edital que interessa.
Se preferir não fazer sozinho
Dá para fazer tudo sozinho com este passo a passo, e muita gente faz. Se você prefere não perder dias no vai e volta, a Eixo faz o cadastro com você em uma sessão, com a tela compartilhada: você entra na sua própria conta gov.br, e nenhuma senha fica com a gente. Veja como funciona o cadastro no SICAF com a Eixo.
Perguntas rápidas
Quanto custa o cadastro no SICAF?
Nada. O SICAF é gratuito para cadastrar e para manter. Desconfie de site que cobra "taxa do SICAF": o que se paga, quando se paga, é por um serviço de ajuda, nunca pelo cadastro.
Precisa de certificado digital para o SICAF?
Não, se a sua conta gov.br for prata ou ouro. O certificado digital é uma das formas de entrar, não a única.
Qual o nível da conta gov.br para o SICAF?
Prata ou ouro. A conta bronze não dá acesso. A prata sai pelo reconhecimento facial com a CNH ou pelo internet banking de banco credenciado.
MEI pode se cadastrar no SICAF?
Pode. No nível II ele envia o CCMEI e, no nível VI, é dispensado do balanço patrimonial. O resto do caminho é igual ao das outras empresas.
Preciso preencher todos os níveis do SICAF?
Para disputar pregão eletrônico e dispensa eletrônica, o credenciamento (nível I) basta. Os outros níveis evitam reenviar documentos a cada habilitação.
Quanto tempo vale o cadastro no SICAF?
Um ano, e a renovação também. Mas as certidões têm validade própria e vencem antes: quando uma vence, o SICAF mostra pendência até você atualizar.
Conteúdo informativo, com base na Lei 14.133/2021 e na Lei Complementar 123/2006. Cada caso depende do edital e do contrato.